Czytelnia / Kształcenie i zawód tłumacza

Tak czy inaczej, najlepiej będzie, jeżeli biuro tłumaczeń poprosi klienta o wyznaczenie jednej głównej osoby odpowiedzialnej za kontakty, która będzie w pełni uprawniona do reprezentowania klienta. Nie może być tak, że do firmy docierają różne głosy. Wszystkie wątpliwości, prośby o objaśnienia, kwestie techniczne oraz dotyczące lokalizacji powinny być kierowane do tej właśnie osoby.

We wstępnej fazie projektu należy koniecznie jak najszybciej przekazać klientowi pisemne potwierdzenie jego wymagań (język, termin wykonania). W przypadku gdy są one niejasne, powinny być wówczas precyzyjniej sformułowane. Na przykład, jeżeli zlecenie ma być przetłumaczone na język francuski, należy sprecyzować, czy chodzi o odmianę języka francuskiego używaną we Francji, Kanadzie, Afryce czy w innych krajach albo regionach – a może we wszystkich wyżej wymienionych (lokalizacja przekładu). To samo dotyczyłoby sytuacji, w której klient zamawia tłumaczenie na język chiński.

Nie można założyć, że taki dokument ma zostać napisany za pomocą uproszczonego pisma obowiązującego w Chińskiej Republice Ludowej, ponieważ może być on wykorzystywany na Tajwanie, gdzie używa się pisma tradycyjnego. Mówiąc inaczej, należy koniecznie wyjaśnić wszystkie wątpliwe kwestie.

Kontakty z klientami powinny przebiegać w klarownej i zwięzłej formie. Ponadto, w przypadku pytań oraz wątpliwych kwestii, pomysły dotyczące rozwiązania tych problemów najlepiej zaprezentować klientowi. Biuro powinno być również gotowe, by odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości zleceniodawcy. Ponadto, Kierownik Projektu (KP) powinien zapoznać klienta z wytycznymi dotyczącymi przeprowadzonej przez niego weryfikacji tłumaczenia.

Jednym z zadań skutecznej komunikacji jest poinformowanie klienta o formacie, w jakim ma zostać przeprowadzona przez niego weryfikacja tłumaczenia, czy ma on zaznaczać zmiany elektronicznie za pomocą opcji „śledź zmiany” w Microsoft Word, czy też powinny być one umieszczone w oddzielnym pliku PDF.

Komunikacja pomiędzy klientem a KP nie powinna przebiegać w sposób jednostronny. Obie strony muszą skutecznie informować się o swoich wzajemnych oczekiwaniach i potrzebach, tak by zapewnić sukces projektu.

Bez wątpienia komunikacja odgrywa bardzo ważną rolę w zarządzaniu pracownikami.

Biuro tłumaczeń powinno pisemnie lub drogą mailową przekazać wszystkim pracownikom: tłumaczom, korektorom, grafikom komputerowym, wszelkie istotne informacje dotyczące wykonania projektu.

Już na samym początku, zważywszy na fakt, że niektórzy pracownicy mogą oferować różnorodne usługi, należy przekazać im szczegółowy opis zadania zawierający informacje o liczbie wyrazów, a także wytyczne dotyczące zlecenia.

Mimo iż wydaje się to oczywiste, ważne jest także zamieszczenie informacji o języku docelowym, jako że niektórzy pracownicy tłumaczą na wiele języków. Niczego nie należy być z góry pewnym.

Ponadto, pracownicy powinni znać również termin wykonania zlecenia. Należy podać datę, godzinę oraz odpowiednią strefę czasową (czas wschodnioeuropejski, środkowoeuropejski lub inny).